Las facturas actúan como comprobante legal de una transacción comercial y sirven también para demostrar que se han producido gestiones correctas entre empresas y clientes. A su vez, son los documentos que son la base efectiva para reclamar deducciones de impuestos. Sin embargo, si están mal diseñadas, pueden quedar anuladas, de ahí que sean útiles estos consejos sobre errores que debes evitar cuando facturas.
Mandarla al cliente sin revisar
Todas las facturas deben incluir el número de la misma, los datos fiscales del emisor, el concepto, el importe desglosado y los porcentajes de IVA e IRPF. Antes de enviar este documento de carácter legal es importante revisar su contenido, pues suele ocurrir que tomemos como base una factura anterior y haya datos incorrectos: fecha, concepto, número de factura… Revisar la factura siempre es buena idea.
Enviar la factura tarde
La Agencia Tributaria señala que la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la operación. A ello hay que sumar el plazo de envío, que es un mes como máximo tras la fecha de expedición.
Fecha máxima de vencimiento y forma de pago
Otro de los errores que debes evitar cuando facturas es no incluir la fecha de vencimiento máxima de la misma, es decir, el plazo máximo para realizar el pago. Aunque no es obligatorio, sirve para evitar procesos de morosidad o estar al tanto de los cobros pendientes.
No conservar una copia de la factura
Guardar las copias de las facturas es algo a lo que obliga la Agencia Tributaria para empresarios y profesionales. El tiempo de conservación de estos documentos es de cuatro años. Para autónomos, el periodo de tiempo es el mismo. Además, conviene guardar copias de la factura incluso cuando no se declara IVA, para reclamar impagos o devoluciones.
Errar en el destinatario de la factura
Uno de esos errores que debes evitar cuando facturas, y que es muy común, es enviar el documento a una persona o un departamento que no es el que debía recibir la factura. Esto ahora es más importante debido al endurecimiento de la ley de protección de datos. El modo de actuar si ocurre esto es pedir disculpas y tranquilizar al cliente sobre la privacidad de sus datos.
Omitir el logo
Esto solo afecta a empresas y profesionales que cuenten con un logo corporativo. Pero si es así, es aconsejable incorporarlo para dar mayor sensación de seriedad e impulsar la imagen e marca.
Sumar conceptos no acordados con el cliente
Todo lo que aparece en la factura debe estar consensuado con el cliente, y si quieres sorprenderle, hazlo con un descuento en algún concepto, no con cargos añadidos. Esto puede suponer una reclamación y que tu imagen profesional se vea muy dañada.
¿Cuántas facturas tienes sin cobrar?
Aunque no haya alcanzado todavía ese límite para exigir el cobro de las facturas es recomendable que estés al tanto de las que están sin cobrar, para que no se acumulen y puedas conocer con más exactitud cuáles son aquellas que sí han cumplido el plazo de vencimiento.
Las observaciones siempre son de gran ayuda
Incluir en la factura un apartado de “Observaciones” no es obligatorio, pero sí es buena idea, pues así se certifica qué obligaciones han de cumplir ambas partes y todo queda plasmado en el documento.
No agradecer el pago Si bien el pago es algo obligado por la prestación de un servicio o por una transacción comercial, el último de los errores que debes evitar cuando facturas es no agradecer este gesto al cliente. Con un simple agradecimiento puede mejorar en gran modo la relación y favorecer futuros encuentros.
